南宮28本科學(xué)生檔案管理暫行規(guī)定

第一章  總 則

　　第一條  為加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及學(xué)生管理工作的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制訂本規(guī)定。

第二條  學(xué)生檔案管理是指學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案材料的收集、整理、歸(建)檔、保管、使用、轉(zhuǎn)遞等相關(guān)管理工作。

　　第三條  本規(guī)定適用于全校普通高等教育本科學(xué)生。

第二章  學(xué)生檔案管理職責(zé)

第四條  學(xué)生檔案管理實(shí)行學(xué)校統(tǒng)一指導(dǎo)，各學(xué)院、學(xué)生工作處具體管理，相關(guān)職能部門密切配合的管理制度。

　　第五條  學(xué)校檔案部門負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)生檔案管理業(yè)務(wù)工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第六條  學(xué)生工作處檔案管理職責(zé)包括：

    （一）完善學(xué)生檔案管理的相關(guān)制度，負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，定期組織業(yè)務(wù)輔導(dǎo)和培訓(xùn)；

（二）協(xié)調(diào)學(xué)院做好檔案的管理工作；

（三）負(fù)責(zé)臨床醫(yī)學(xué)專業(yè)見(jiàn)、實(shí)習(xí)階段學(xué)生的檔案管理；

    （四）按照檔案轉(zhuǎn)遞工作規(guī)范，向校外轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案。

    第七條  各學(xué)院檔案管理職責(zé)包括：

    （一）負(fù)責(zé)本學(xué)院學(xué)生檔案的管理；

（二）各帶班輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)接收、整理各自班級(jí)的檔案，及時(shí)向?qū)W院檔案室移交歸檔，在檔案管理員的指導(dǎo)下完成檔案的補(bǔ)充、完善等工作；

（三）按照要求整理好畢業(yè)生檔案，并于每年6月將歸檔完整的畢業(yè)生檔案移交學(xué)生工作處統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞；

（四）臨床醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)生進(jìn)入臨床見(jiàn)習(xí)階段時(shí)，相關(guān)學(xué)院將學(xué)生檔案移交至學(xué)生工作處。

    第八條  學(xué)校相關(guān)部門和單位(組織部、教務(wù)處、各臨床教學(xué)單位等)根據(jù)工作職責(zé)，協(xié)助做好學(xué)生檔案材料的提供等工作。

    第九條  各學(xué)院、各有關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)學(xué)生檔案的管理，確保檔案的完整性、規(guī)范性和真實(shí)性。

第三章 學(xué)生檔案材料的歸檔與移交

第十條  本規(guī)定所指的學(xué)生檔案是學(xué)生自升入中學(xué)后所形成的有保存價(jià)值的文字資料，是學(xué)習(xí)階段的真實(shí)記錄，它為學(xué)生畢業(yè)后的工作單位和更高學(xué)歷培養(yǎng)部門提供可靠的依據(jù)。畢業(yè)時(shí)學(xué)生檔案一般應(yīng)包含以下材料：

（一）中學(xué)階段的材料，包括高中畢業(yè)生登記表（學(xué)籍表）、高考錄取報(bào)名登記表、高考體檢表、黨團(tuán)組織材料；

（二）本、?？齐A段的材料，包括畢業(yè)生登記表、成績(jī)單、實(shí)習(xí)考核手冊(cè)、黨團(tuán)組織材料、學(xué)年小結(jié)、學(xué)校相關(guān)文件（學(xué)籍異動(dòng)、違紀(jì)處分等）；

    （三）其他應(yīng)該歸入學(xué)生檔案的材料。

    第十一條  學(xué)生檔案在校內(nèi)歸檔、整理、移交辦法：

    （一）本科新生中學(xué)階段的檔案由所在學(xué)院負(fù)責(zé)接收。招生錄取過(guò)程中接收的檔案由接收部門負(fù)責(zé)移交至學(xué)院；

    （二）新生入學(xué)后，學(xué)院應(yīng)在當(dāng)年9月，依據(jù)新生檔案和其他材料，對(duì)新生資格進(jìn)行審查。發(fā)現(xiàn)弄虛作假的，應(yīng)及時(shí)向招生部門報(bào)告；發(fā)現(xiàn)檔案材料不齊全的，應(yīng)及時(shí)向該生原所在學(xué)?；騿挝淮哒{(diào)補(bǔ)齊；確因客觀原因無(wú)法補(bǔ)齊的，應(yīng)在該生檔案目錄上做出標(biāo)注，學(xué)生及相關(guān)檔案管理人員共同確認(rèn)，并在檔案移交時(shí)進(jìn)行說(shuō)明；

    （三）新生資格審查完畢后，由學(xué)院對(duì)新生檔案進(jìn)行初步整理、歸檔，建立學(xué)生檔案。新生正式取得學(xué)籍后，學(xué)院將新生檔案集中放置于學(xué)院檔案室保管；

    （四）各相關(guān)部門應(yīng)支持學(xué)院隨時(shí)收集、整理學(xué)生培養(yǎng)過(guò)程中形成的符合本規(guī)定第十條的學(xué)生檔案材料，定期移交相關(guān)材料，并辦理移交手續(xù)。

第十二條  各類歸檔材料必須是辦理完畢、手續(xù)完備的正式材料。材料應(yīng)完整、真實(shí)，文字清晰，對(duì)象明確，由承辦部門蓋章，注明形成材料的時(shí)間。歸檔材料應(yīng)使用規(guī)范的辦公用紙，文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書(shū)寫(xiě)，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)，除電傳材料需復(fù)印存檔外，不得用復(fù)印件代替原件存檔。

　　第十三條 學(xué)生檔案材料移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《學(xué)生檔案材料移交單》，由交接雙方經(jīng)辦人當(dāng)面檢查驗(yàn)收，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后履行簽字手續(xù)。移交單填寫(xiě)一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。如移交材料不符合歸檔要求，接收方有權(quán)拒收，移交方應(yīng)當(dāng)按檔案管理規(guī)定重新整理并辦理補(bǔ)交手續(xù)。

第四章  學(xué)生檔案的保管與使用

第十四條  學(xué)生工作處和各學(xué)院應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，配備符合檔案保管要求的檔案庫(kù)房和專用檔案裝具，明確專人擔(dān)任檔案管理員。檔案管理員接收學(xué)生檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案按學(xué)號(hào)順序排列，分年級(jí)、專業(yè)、班級(jí)專柜存放。

第十五條  檔案管理員要嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防檔案的損毀、失散和泄密，并做好檔案的防火、放盜、防霉、防潮、防鼠蟲(chóng)工作。

第十六條  檔案的查、借閱應(yīng)遵照以下規(guī)定：

（一）非屬工作需要，任何人不得查閱、借閱、復(fù)印學(xué)生檔案；

　。ǘ）校內(nèi)有關(guān)部門因工作需要查、借閱學(xué)生檔案的，須填寫(xiě)《南宮28查、借閱學(xué)生檔案審批表》，由學(xué)院分管學(xué)生工作負(fù)責(zé)人審批，學(xué)生工作處保管的學(xué)生檔案由分管處長(zhǎng)審批。借期最長(zhǎng)不得超過(guò)兩周；

　。ㄈ┬Ｍ餿嗽幣蜆ぷ饜枰樵難蛋，須提供單位介紹信，填寫(xiě)《南宮28查、借閱學(xué)生檔案審批表》，經(jīng)學(xué)院分管學(xué)生工作負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可在檔案管理員在場(chǎng)的情況下閱檔，不得借出。學(xué)生工作處保管的學(xué)生檔案由分管處長(zhǎng)審批。

    第十七條 學(xué)生本人和直系親屬不得查閱學(xué)生個(gè)人檔案。確有特殊原因(如參軍政審、辦理出國(guó)手續(xù)等)需要復(fù)制有關(guān)本人檔案證明材料，應(yīng)由學(xué)生本人書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明需要何種證明材料和使用意圖，相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理員按本規(guī)定第十五條辦理。　　

由他人代辦的，需出具書(shū)面委托和代辦人身份證明，方可按規(guī)定辦理。

第十八條 查、借閱學(xué)生檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，不得涂改、勾畫(huà)、標(biāo)記、抽出、撤換、銷毀檔案材料。未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自摘記、拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。

第五章  學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞

第十九條  學(xué)生畢業(yè)離校前或退學(xué)時(shí)，各學(xué)院檔案管理員須在學(xué)生工作處的指導(dǎo)下，配合做好畢業(yè)生和退學(xué)學(xué)生檔案的整理、歸檔和轉(zhuǎn)遞等工作。

第二十條  轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案時(shí)，須仔細(xì)填寫(xiě)《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，將其歸入學(xué)生檔案，經(jīng)檢查無(wú)誤后在騎縫線粘貼密封簽，并加蓋學(xué)生工作處公章。

第二十一條  學(xué)生檔案禁止交給學(xué)生本人攜帶，統(tǒng)一由學(xué)生工作處檔案管理員按照規(guī)定渠道轉(zhuǎn)遞。

　。ㄒ唬┍弦瞪胄Ｊ甭涫稻鴕檔ノ壞，按照畢業(yè)生《就業(yè)協(xié)議書(shū)》上注明的檔案去向，或具有檔案保管權(quán)的用人單位主管部門或工作單位所在地的政府人事部門所屬人才中介機(jī)構(gòu)出具的調(diào)檔函上要求的檔案去向，由學(xué)生工作處負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)遞；

（二）畢業(yè)生離校時(shí)未落實(shí)就業(yè)單位的，檔案由學(xué)生工作處寄回生源所在地（縣級(jí)）人力資源和社會(huì)保障局；

（三）退學(xué)、開(kāi)除學(xué)籍、出國(guó)離校、死亡的學(xué)生檔案寄往生源地人事部門或教育管理部門。

第二十二條  學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)應(yīng)在《檔案轉(zhuǎn)遞通知單存根》上注明該檔案何時(shí)轉(zhuǎn)往何處等相關(guān)內(nèi)容。檔案轉(zhuǎn)遞后兩個(gè)月內(nèi)，離校學(xué)生要主動(dòng)確認(rèn)檔案寄達(dá)情況，如發(fā)現(xiàn)檔案未到，應(yīng)及時(shí)告知學(xué)校，自檔案轉(zhuǎn)遞之日起一年以內(nèi)由學(xué)校負(fù)責(zé)查詢，逾期不予受理。

第六章  附則

    第二十三條  本規(guī)定自公布之日起施行，由學(xué)校檔案部門和學(xué)生工作處負(fù)責(zé)解釋。南宮28本科學(xué)生檔案轉(zhuǎn)交清單.doc

南宮28本科學(xué)生檔案整理規(guī)范.doc南宮28本科學(xué)生檔案移交規(guī)范.doc南宮28本科學(xué)生檔案材料缺失確認(rèn)表.doc南宮28查、借閱學(xué)生檔案審批表 .doc