各學院、機關(guān)各部門，各附屬醫(yī)院，各中心、研究院：

經(jīng)2022年第23次校長辦公會審議通過，現(xiàn)將《南宮28檔案管理辦法》印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。                           

                           南宮28 

                          2022年7月9日

南宮28檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為進一步規(guī)范檔案工作，推動檔案管理科學化、標準化、專業(yè)化、信息化，全面保障檔案資源的開發(fā)與利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《高等學校檔案管理辦法》等文件，結(jié)合學校實際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱檔案是指學校職能部門（單位）及其個人在從事黨政管理、教學、科研、招生及其他社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式、不同載體的歷史記錄。

第三條 檔案工作是學校重要的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)當納入學校整體發(fā)展規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責范圍，在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時一并做好檔案收集整理歸檔工作。

第四條 學校檔案分為一級檔案和二級檔案，列入學校檔案管理機構(gòu)統(tǒng)一管理的為一級檔案，部門（單位）自行管理的為二級檔案。部門（單位）應(yīng)當分別以年度和項目為單位，收集整理二級檔案。

第二章 職責分工

第五條 學校檔案管理機構(gòu)是保存和利用一級檔案的專門機構(gòu)，主要職責如下：

（一）負責制定學校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、規(guī)章制度并推動落實；

（二）負責貫徹落實國家、上級有關(guān)檔案工作政策法規(guī)和具體要求；

（三）負責接收（征集）、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管學校各類檔案及有關(guān)資料；

（四）負責編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發(fā)學校檔案信息資源；

（五）負責學校檔案信息化建設(shè)；

（六）負責學校檔案開放和利用，利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動。

（七）負責學校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓；

（八）負責組織人員參加國內(nèi)外檔案學術(shù)研究和交流活動，開展檔案理論與業(yè)務(wù)研究。

（九）負責指導、督促、檢查學校各部門（單位）二級檔案建設(shè)。

第六條 學校各部門（單位）是檔案形成機構(gòu)，應(yīng)至少指定1名工作人員負責檔案工作并報備學校檔案管理機構(gòu)。部門（單位）檔案工作人員應(yīng)當配合學校檔案管理機構(gòu)做好一級檔案收集整理工作，同時做好部門（單位）二級檔案工作。

第三章 檔案歸集

第七條 學校對紙質(zhì)檔案和電子檔案實行同步歸檔。學校一級檔案分為文書檔案、科學技術(shù)研究檔案、基本建設(shè)檔案、招標采購檔案、會計檔案、儀器設(shè)備檔案、聲像檔案、出版物檔案、實物檔案、電子檔案、干部人事檔案、領(lǐng)導干部廉政檔案、重大活動和突發(fā)事件檔案等十三類。

干部人事檔案、領(lǐng)導干部廉政檔案等根據(jù)需要，可以直接委托業(yè)務(wù)主管部門管理。

學校檔案管理機構(gòu)和委托管理機構(gòu)應(yīng)當根據(jù)前款規(guī)定的不同類型制定管理規(guī)定，明確歸檔范圍、標準、程序和基本要求。

第八條 學校一級檔案以本校形成的不同載體、形式的材料為主，特別是全局性、綜合性的材料應(yīng)當歸檔；上級和外單位針對學校指令性、指導性的文件材料及重要來文、來電、來函，可以作為學校一級檔案予以歸檔。

第九條 學校一級檔案實行材料形成部門（單位）立卷歸檔制度。部門（單位）檔案人員應(yīng)當遵照各類檔案管理規(guī)定，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

學校有關(guān)部門（單位）對科研成果、產(chǎn)品研制、基建工作、貴重儀器設(shè)備等進行鑒定、驗收時，應(yīng)當通知學校檔案管理機構(gòu)安排有關(guān)檔案工作人員參加。鑒定和驗收環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)文件材料不符合檔案管理有關(guān)規(guī)定的，檔案工作人員應(yīng)當不予通過。

第十條 學校教職醫(yī)護員工在非公務(wù)活動中形成的重要材料，學校檔案管理機構(gòu)在征得個人同意后，可以按照征集、代管等形式進行管理。鼓勵教職醫(yī)護員工向?qū)W校檔案管理機構(gòu)捐贈有保存價值的檔案。

第十一條 學校部門（單位）撤銷時，應(yīng)對撤銷前形成的檔案進行整理，移交學校檔案管理機構(gòu)。部門（單位）合并時，檔案工作由合并后的部門（單位）負責。部門（單位）分立時，若原部門（單位）存續(xù)，檔案工作由存續(xù)部門（單位）負責。

第十二條 學校有關(guān)部門（單位）應(yīng)當在每年3月份，嚴格依照各類檔案管理規(guī)定做好上一年度檔案的移交工作。如有特殊情況，經(jīng)檔案管理機構(gòu)授權(quán)，可提前或延期移交。

第四章 檔案保管

第十三條 學校檔案管理機構(gòu)應(yīng)當嚴格做好一級檔案的接管工作，及時對移交的檔案進行整理、分類、鑒定和編號。

第十四條 學校檔案管理機構(gòu)應(yīng)當根據(jù)有關(guān)規(guī)定確定檔案保管期限。保管期滿，會同有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，開展檔案鑒定和銷毀工作。

第十五條 保管學校一級檔案必須配置專用庫房，按照行業(yè)規(guī)范標準建設(shè)庫房并配備防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防磁、防高溫和防強光等設(shè)施。學校檔案管理機構(gòu)應(yīng)當定期檢查一級檔案保管情況，第一時間消除安全隱患；特殊情況，應(yīng)當立即向上級領(lǐng)導報告并及時處置。

存放涉密檔案應(yīng)設(shè)有專門庫房。存放聲像、電子等特殊載體檔案，應(yīng)當配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設(shè)施。

第十六條 學校檔案管理機構(gòu)應(yīng)當采取先進的檔案保護技術(shù)，防止一級檔案破損、褪色、霉變和散失。對已經(jīng)破損或者字跡褪色的一級檔案，應(yīng)當及時修復或者復制。對特別重要的一級檔案和破損、褪色修復的一級檔案應(yīng)當及時數(shù)字化，轉(zhuǎn)化為電子檔案保管。

第十七條 部門（單位）檔案工作人員應(yīng)當做好所屬二級檔案保管工作，及時梳理規(guī)整各類檔案，定期檢查檔案保管情況，及時解決存在問題。部門（單位）負責人應(yīng)當為檔案工作提供必要條件，督促所屬檔案工作人員履職盡責。

第五章 檔案利用

第十八條 學校檔案管理機構(gòu)應(yīng)當編制各種必要的檢索工具、參考資料和統(tǒng)計資料，主動開發(fā)一級檔案信息資源并做好利用工作。

第十九條 學校檔案管理機構(gòu)應(yīng)當認真執(zhí)行檔案統(tǒng)計年報制度，按照國家、上級和行業(yè)有關(guān)規(guī)定報送檔案工作有關(guān)報表和材料。

第二十條 學校檔案管理機構(gòu)根據(jù)有關(guān)規(guī)定公布檔案。未經(jīng)學校授權(quán)，任何組織或個人無權(quán)公布學校一級檔案。

屬于下列情況之一的，不對外公布：

（一）涉及黨和國家秘密的；

（二）涉及專利、技術(shù)秘密的；

（三）涉及個人隱私的；

（四）學校規(guī)定限制利用的。

第二十一條 凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，均可以利用已公布的檔案。

外國人或者外國組織利用學校已開放的檔案，應(yīng)當經(jīng)上級有關(guān)主管部門介紹以及分管檔案工作的校領(lǐng)導同意。

第二十二條 學校各部門（單位）及其個人查閱、摘錄、復制未開放的檔案，應(yīng)當經(jīng)學校檔案管理機構(gòu)負責人批準。查閱涉及尚未公開的作品、科研成果等內(nèi)容的檔案，應(yīng)當經(jīng)檔案形成單位或者本人同意，必要時報請分管檔案工作的校領(lǐng)導審批。查閱涉及重大問題或國家秘密的檔案，應(yīng)當經(jīng)學校保密工作領(lǐng)導小組批準。

第二十三條 重要、珍貴的一級檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應(yīng)當經(jīng)學校檔案管理機構(gòu)負責人批準。加蓋學校檔案管理機構(gòu)公章的檔案復制件，與原件具有同等效力。

社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案，學校檔案管理機構(gòu)應(yīng)當無償和優(yōu)先提供。

第二十四條 學校檔案管理機構(gòu)應(yīng)當采取多種形式，開展檔案宣傳教育工作和檔案編研工作。出版檔案史料和對外公布檔案，應(yīng)當經(jīng)檔案形成部門（單位）同意，并報請分管檔案工作的校領(lǐng)導審批。

第六章 檔案信息化

第二十五條 檔案信息化應(yīng)當納入學校信息化發(fā)展規(guī)劃。學校檔案管理機構(gòu)應(yīng)當大力推進檔案數(shù)據(jù)化工作，逐步開展一級檔案數(shù)字化掃描和信息轉(zhuǎn)錄工作，有序推進檔案數(shù)據(jù)化、知識化管理。

第二十六條 學校檔案管理機構(gòu)和信息部門應(yīng)當加強溝通，協(xié)同推進數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫銜接，互聯(lián)互通，實現(xiàn)檔案數(shù)字資源跨部門共享利用。

第二十七條 學校檔案管理機構(gòu)接收一級電子檔案時，應(yīng)當進行必要的檢測后方可辦理移交手續(xù)，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全。

第七章保障措施

第二十八條 學校檔案管理機構(gòu)應(yīng)當適時開展檔案工作人員交流培訓，不斷提高學校檔案工作人員業(yè)務(wù)能力。

第二十九條 學校設(shè)立檔案工作專項經(jīng)費，為檔案管理機構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與數(shù)字化校園建設(shè)同步進行。

第三十條 學校檔案管理機構(gòu)可以針對檔案工作中做出突出貢獻的部門（單位）和個人，提請學校予以表彰和獎勵。

第三十一條 有下列行為之一的，學校有關(guān)部門可以依據(jù)職權(quán)，依法依規(guī)對有關(guān)責任人進行處理：

（一）玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；

（二）違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；

（三）涂改、偽造檔案的；

（四）擅自出賣、贈送、交換檔案的；

（五）不按規(guī)定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有的；

（六）其他違反檔案法律法規(guī)的行為。

第八章 附則

第三十二條 專項檔案管理有關(guān)規(guī)定由學校檔案管理機構(gòu)根據(jù)實際工作需要，另行印發(fā)。

第三十三條 學校二級單位（含學校所屬企業(yè)）可以參照本辦法管理所屬檔案，也可以結(jié)合本辦法出臺檔案管理有關(guān)制度。

第三十四條 本辦法由學校檔案管理機構(gòu)負責解釋。

第三十五條 本辦法自發(fā)布之日起施行，上級文件另作規(guī)定的，從其規(guī)定。《南宮28檔案工作規(guī)定》（閩醫(yī)大〔2003〕文212號）、《南宮28電子文件歸檔管理暫行規(guī)定》（閩醫(yī)大〔2006〕249號）同時廢止。